Hoe Buha het wagenpark efficiënter inzet met CarTrack.

Buha BV is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte in de gemeente Doetinchem en omstreken. Buha zocht naar een oplossing die het makkelijker maakt voertuigen te laten gebruiken door wisselende bestuurders. Ook zocht men naar een systeem voor een fiscus-proof ritadministratie. Wagenparkbeheerder Rudi Lankveld en zijn collega Christine Waasdorp, manager grondstoffen en techniek, lichten graag toe waarom ze in Bizcar de ideale partner vonden.

Wat doet Buha?

Rudi steekt enthousiast van wal: “Vroeger waren we een gemeentelijke dienst, een zogenaamde ‘gemeentewerf’. Vanaf 2017 zijn we verzelfstandigd. Voor de gemeente Doetinchem en omstreken zijn we verantwoordelijk voor zaken als stadsreiniging, ophalen van afval, onderhoud van straatmeubilair en riolering, groenonderhoud, handhaving en toezicht, beheer en onderhoud van de gemeentelijke accommodaties, parkeervoorzieningen en gladheidsbestrijding. Er werken bij ons rond de 150 mensen, zowel vaste als tijdelijke krachten. Daaronder 30 mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Daarmee vervult Buha een belangrijke sociale functie.”

Hoe ziet het wagenpark eruit?

“Vanwege de uiteenlopende taken bestaat ons wagenpark uit veel verschillende typen voertuigen. Naast vuilniswagens, veegwagens en vrachtwagens die afval en bouw- containers vervoeren, maakt de dienst ook veel gebruik van busjes die onderhoudsteams vervoeren, plus nog diverse personenauto’s. In totaal omvat het wagenpark ruim 69 voertuigen,” aldus Rudi.

Wat was de aanleiding om Bizcar in te schakelen?

Rudi: “Na een eerste oriëntatie wilden we vooral oplossingen voor de ritadministratie en autodelen. En in die tijd was Bizcar de enige partij die ook een oplossing had om het delen van auto’s eenvoudiger te maken.

Christine vult aan: “We zijn geen ‘9 tot 5’-organisatie. Veel onderhouds- en reparatie- werkzaamheden vinden vaak buiten kantooruren plaats en in het weekend. Dus wisselen veel voertuigen regelmatig van bestuurder. Vandaar dat we naar een oplossing zochten die het delen van voertuigen eenvoudiger maakt. Om samen aan deze nieuwe manier te wennen, hebben we toen besloten eerst te beginnen met een laagdrempelige oplossing.”

Rudi: “We hebben toen 13 voertuigen uitgerust met CarConnect van Bizcar. Dit systeem werkt met een compacte ‘plug and play’-dongel, die je eenvoudig zelf in de OBD-poort van het voertuig kunt steken. CarConnect voldeed aan onze belangrijkste eisen: het is een laagdrempelig systeem en de ritregistratie voldoet aan de eisen van de belastingdienst. Inmiddels zijn we overgestapt op CarTrack dat meer functionaliteiten biedt en dat bij 35 voertuigen is geïnstalleerd ”

Waarom zijn jullie overgestapt op CarTrack?

Rudi: “Om te registeren welke bestuurder in welk voertuig welke rit maakt, is ‘automatische’ identificatie van de bestuurder essentieel. Dat kan niet met CarConnect maar wel met CarTrack. De bestuurder wordt geïdentificeerd en gekoppeld aan het voertuig. Vervolgens wordt de bestuurder gekoppeld aan de rit.”

Christine licht toe hoe streng de belastingdienst te werk gaat. “Stel een chauffeur is zijn boterhammetjes vergeten voor tussen de middag en rijdt 2 km om naar de supermarkt. Bij Buha doen we daar niet moeilijk over, maar de belastingdienst beschouwt die kleine omweg als privé-rit. Vandaar dat een accurate ritregistratie zo belangrijk voor ons is.” Rudi is enthousiast over het gemak van de bestuurder app: “Elke chauffeur heeft toegang tot de bestuurder app waarin hij kan aanvinken of het een zakelijke of privé-rit is. Even omrijden naar de supermarkt? Dan tik je ‘Ik rijd privé’ aan. Omweg voorbij? Dan vink je aan dat je weer zakelijk rijdt.”

Christine: “Vroeger moest dat allemaal gebeuren met papieren lijstjes in de auto die dan door de administratie handmatig werden ingeboekt. Nu wordt de ingevoerde rit- informatie in de app één-op-één doorgestuurd naar de Bizcar webportal. Die genereert vervolgens geheel automatisch rapportages die we elke week ontvangen in de mailbox. Je kunt beschikken over standaardrapportages, maar ook zelf rapportages samenstellen over een zelfgekozen periode. Zulke eigen rapportages maak ik bijvoorbeeld voor de belastingdienst.”

“Handig, één tag waarmee je autoportier opent en de toegangsdeuren van ons bedrijf.”

Waar gebruiken jullie de rapportages nog meer voor?

Rudi: “Met de data en informatie van CarTrack kunnen we onze logistiek nog efficiënter inrichten. Denk aan de vrachtwagens die afvalcontainers transporteren. Als bijvoorbeeld ergens een container nog niet geleverd is, kan de planner meteen zien welke vrachtwagen in de buurt is. We zijn van plan om ook onze wijkteams op CarTrack aan te sluiten. De wijkteams komen in actie als er meldingen van bewoners binnenkomen, bijvoorbeeld over losliggende stoeptegels, een omgevallen boom, rondslingerend straatvuil en dergelijke. Op de beheerder app kan de wijkbeheerder dan zien welk wijkteam het dichtst in de buurt is om er naar toe te sturen.”

Hoe krijgen wisselende bestuurders toegang tot een voertuig?

Christine: “Bizcar kwam met een slimme oplossing. Rijkaart Elektrotechniek heeft in samenspraak met Bizcar een RFID-tag ontwikkeld, waarmee de bestuurder het portier van het voertuig opent en zichzelf kan identificeren. En het mooie is dat je met dezelfde tag ook alle toegangsdeuren van ons gebouw kunt openen, denk aan kantoren, werkplaatsen en opslagruimten.”

“Ze kunnen met dezelfde tag zelfs de deurtjes van hun lockers openen en sluiten. Overal toegang met één tag, geen verschillende tags en pasjes meer in je zak, dat is echt gemak. Tegelijk wordt daarmee ook het beheer vereenvoudigd,” vult Rudi enthousiast aan.

Ritten worden real-time gevolgd, wat vinden de bestuurders daarvan?

Rudi: “Onze bestuurders zijn al gewend aan de boordcomputer in de auto, die ook ritten registreert. Ook onze vrachtauto’s volgen we al langere tijd. We zijn er heel transparant over en leggen goed uit wat we met de informatie doen. Bovendien merken de bestuurders elke dag hoe de CarTrack app hun werk makkelijker maakt en extra voordelen biedt. Als er bijvoorbeeld een melding binnenkomt van losse stoeptegels, zien we in één oogopslag welk busje het dichtst in de buurt is. Dat voorkomt onnodige lange ritten van medewerkers die veel verder weg zijn van de betreffende locatie.”

Christine: “Nog een voorbeeld. Er kwam een klacht binnen van een wijkbewoner. Een busje van Buha was met hoge snelheid door de wijk gereden. Dat konden we toen meteen checken. Er reed inderdaad een busje van ons in de betreffende straat, maar niet te snel. Dus dat pleitte de chauffeur vrij. Vaak wordt in een smalle straat de snelheid van zo’n busje als hoger ervaren dan die in werkelijkheid is.” “Of neem schadegevallen,” zegt Rudi. “We komen met onze voertuigen in alle wijken van Doetinchem. Dus we krijgen op gezette tijden een melding binnen dat ‘een busje van de Buha’ iets beschadigd heeft. Tegen een tuinhekje gereden, stoep beschadigd, dat soort dingen. Wij kunnen dan meteen checken of daar op dat moment inderdaad een busje van Buha reed.”

Draagt CarTrack bij aan een betere dienstverlening?

Rudi beaamt dit volmondig: “Zeker. Sterker, daar doen we het allemaal voor. Dankzij de real-time gegevens van CarTrack kunnen we heel duidelijk, actueel en transparant communiceren met de burger. En sneller ter plekke zijn. We doen veel om de stad schoon en veilig te houden, maar kunnen het niet alleen. We doen het samen met bewoners en ondernemers van Doetinchem. Dat geeft een heel goed gevoel.”