Hoe Vesta wagenparkbeheer en ritregistratie automatiseerde

Het 9 jaar jonge Vesta is een bouwkundig aannemersbedrijf, gecertificeerd in brandveiligheid. Voor nieuw te bouwen en bestaande bedrijfs-, kantoor- en appartementsgebouwen realiseert en onderhoudt Vesta brandveilige oplossingen die voldoen aan alle wet- en regelgeving. Vesta is met name gespecialiseerd in renovatieprojecten waarbij veiligheid een extra hoge prioriteit heeft, zoals zorginstellingen en verpleeghuizen.

Wat is een goede brandbeveiliging?

Directeur Gert-Jan de Graaf: “Als je het hebt over brandbeveiliging, heb je het eigenlijk over twee takken van sport. Je hebt bouwkundige ofwel passieve brandbeveiliging, dat zijn maatregelen die brand voorkomen of tegenhouden, zoals brandwerende afdichtingen, kozijnen en deuren, brandwerend glas en staalbekleding. Daarnaast heb je actieve brandbeveiliging met brandblussers, blusinstallaties, noodverlichting en zo meer. Dat moet allemaal op orde zijn om gebouwen brandveilig te maken en te houden.”

Hoe ziet jullie bedrijf en wagenpark eruit?

“We hebben zes busjes waarmee onze monteurs stad en land afreizen. Daarnaast zit in ons wagenpark nog één personenauto. In totaal werken bij ons 8 medewerkers, waaronder 6 monteurs die elke dag op weg zijn naar klanten tot in alle uithoeken van het land, en 2 mensen die op kantoor werken,” aldus Gert-Jan.

Loont het om het beheer van 7 auto’s te automatiseren?

Gert-Jan licht toe : “Absoluut! Juist bij kleinere bedrijven is het wagenparkbeheer al snel een te grote administratieve belasting. Onze klanten zitten verspreid door heel Nederland, dus je begrijpt dat een goede planning van ritten en routes essentieel is. Dat lukte ons best aardig, maar de ritadministratie was wel een zwak punt. De ritten werden door onze monteurs handmatig bijgehouden, maar met 5 à 6 adressen per dag schoot dat er nogal eens bij in. Of het werd aan het eind van de dag gedaan, waardoor afstanden en rijtijden verkeerd werden ingeschat. Bovendien nam het bijwerken van de ritadministratie te veel tijd in beslag op kantoor. Daarom zocht ik naar een oplossing om die hele ritadministratie te automatiseren.”

Hoe zijn jullie bij Bizcar uitgekomen?

Gert-Jan: “Zoals die dingen vaak gaan: via via. In dit geval via onze eigen klant Covebo Uitzendgroep. Voor deze klant keuren we landelijk alle brandblussers. Aangezien zij ook een wagenpark hebben, zaten we een keer te sparren over de manier waarop zij de kilometerregistratie hebben geregeld. Dat is bij hen vrij complex omdat ze veel werken met wisselende en losse krachten die in de auto’s rijden. Het bleek dat ze zaken deden met Yassin van Bizcar. Dus die heb ik een keer gebeld. Het klikte meteen, zowel persoonlijk als zakelijk. Yassin begreep direct ons probleem en kwam met een goede, passende oplossing.”

“Het is niet zo van: hier heb de doos en veel plezier ermee. We werden van a tot z ontzorgd.”

“Het systeem heeft een goede prijs-kwaliteitsverhouding en werkt kinderlijk eenvoudig. Dus heb ik meteen na het eerste gesprek besloten om het aan te schaffen. We hebben nog wel even naar andere aanbieders gekeken, maar de oplossingen die zij boden waren lang niet zo helder en eenvoudig als die van Bizcar. Ook de zakelijke afspraken en het kostenplaatje waren niet echt duidelijk. Terwijl Bizcar in dat opzicht volstrekt transparant is. Bovendien heeft Bizcar alles netjes geïnstalleerd en is het niet van ‘hier heb de doos en veel plezier ermee’. We werden echt helemaal ontzorgd op dat punt,” benadrukt Gert-Jan.

Welke taken neemt Bizcar uit handen?

Gert-Jan is op dreef: “Wagenparkbeheer met Bizcar is een verademing. Ik log in op de Bizcar webportal of met mijn beheer app en zie alles. De locaties van de auto’s, de rijtijden, routes, km-afstanden, het hele zwikkie. Onze monteurs rijden door heel Nederland en het is te omslachtig om elke ochtend met iedereen contact te houden en bij te houden waar en wanneer iedereen naar toe gaat. Nu zie ik in één oogopslag en realtime de locatie van alle busjes, of ze op tijd op een bouwplaats of bij een gebouw zijn, op tijd vertrekken, waar ze naar toe gaan en zo meer. En écht ideaal is dat de ritregistratie automatisch wordt bijgehouden waarvan je elke week automatisch een rapportage in je mailbox krijgt. Die voldoet aan alle eisen die de belastingdienst stelt. Bovendien kunnen we ook zelf met een paar muisklikken rapporten samenstellen die nodig zijn. Een hele zorg minder.“

Stuit het volgen van auto’s niet op bezwaren?

Gert-Jan: “Nee absoluut niet. Onze medewerkers snappen de bedoeling van het systeem. Het is ook niet zo dat we onze monteurs de hele dag continu volgen en checken waar ze zijn. We hebben wel wat beters te doen! Bovendien hebben de jongens op de weg er ook veel voordeel van, want ze hoeven niet meer zelf de ritten bij te houden met pen en papier. Alles gaat automatisch via hun bestuurder app die onderdeel is van het systeem. In deze app is ook een parkeer app geintegreerd, die de monteurs helpt bij het vinden van een parkeerplek en waarmee ze de parkeerkosten via de zaak kunnen betalen. Die betalingen zijn weer gekoppeld aan ons zakelijke banknummer en de facturen worden automatisch per email verzonden naar de administratie.”

Worden privé-kilometers ook geregistreerd?

Gert-Jan: “Jazeker. Voordat we met Bizcar reden was een aantal busjes toegewezen voor uitsluitend zakelijk gebruik. Maar met Bizcar is het heel eenvoudig om zakelijke en privé-ritten te scheiden. Dat kan de chauffeur zelf simpel aanvinken op zijn bestuurder app. Zo kunnen onze mensen af en toe het busje gebruiken om iets privé te vervoeren, een kastje of zo. Uiteraard tot het maximum aantal van de toegestane 500 privé-kilometers. Zeker met wisselende chauffeurs heel handig en duidelijk voor iedereen.”

Is er nog iets wat we beslist moeten weten?

“Wat mij vooral interessant lijkt voor bedrijven en organisaties met iets grotere wagenparken, is dat je aan de hand van de automatische rapportages je chauffeurs ook kunt opvoeden en ze een betere rijsstijl kunt aanleren. Denk aan niet te hard optrekken en remmen, niet te snel rijden en dergelijke. De chauffeur krijgt dan een soort van rapportcijfer. Een betere rijstijl straalt af op de reputatie van je bedrijf, maar betekent ook zuiniger rijden en dus minder brandstofverbruik. Met de 7 auto’s die wij hebben scheelt dat niet zoveel, maar als je wagenpark hebt van tientallen of honderden auto’s, kan die zuinige rijstijl een behoorlijke kostenbesparing opleveren. Dat wil ik je toch nog even meegeven,” zegt Gert-Jan tot besluit.